فرایند پیاده سازی ERP

نرم‌افزارهای Enterprise Resource Planning (ERP) مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارند. ادغام و مدیریت فرآیندها و اطلاعات مختلف سازمان سبب بهبود هماهنگی و همکاری در سازمان می شود. همچنین ERP اطلاعات را در یک مخزن مرکزی ذخیره می‌کند و دسترسی به اطلاعات را به سرعت و با چابکی بسیار بالاتر امکان‌پذیر می‌کند. ارائه گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل داده‌ها، کاهش دوباره کاری، اتوماسیون فرآیندها، افزایش بهره‌وری، مدیریت موجودی و تامین، حسابداری و مدیریت مالی یکپارچه، بهبود خدمات به مشتریان، مانیتورینگ و کنترل بهتر و … از جمله مهم ترین مزایای یک نرم افزار ERP مناسب برای هر سازمانی می باشد.

فرایند پیاده سازی ERP

پیاده‌سازی نرم‌افزارهای Enterprise Resource Planning (ERP) در سازمان‌ها یک فرآیند پیچیده و چند مرحله‌ای است. این فرآیند می‌تواند به چندین مرحله تقسیم شود و به توجه به اندازه و نیازهای خاص هر سازمان تغییر کند. به طور کلی اولین مرحله در فرایند پیاده سازی ERP برنامه ریزی و تعیین نقشه راه می باشد. در این مرحله، سازمان باید مشخص کند که چرا به یک نرم‌افزار ERP نیاز دارد و چه اهداف و نیازهای خود را با استفاده از این نرم‌افزار می‌خواهد برآورده کند. باید تعیین شود که چه قسمت‌ها و عملیاتی از سازمان تحت پوشش این نرم‌افزار قرار می‌گیرد و برای بهبود آن چه روش هایی وجود دارد.

پس از تعیین اهداف و نیازسنجی دقیق، سازمان باید یک نرم‌افزار ERP که بهترین تطابق با نیازها و اهداف سازمان را دارد انتخاب کند. انتخاب نرم‌افزار باید با دقت و تحقیقات دقیق صورت گیرد. معیارهایی نظیر قیمت، پشتیبانی، امکانات، توسعه‌پذیری و سازمان‌یافتگی نرم‌افزار باید در نظر گرفته شوند.

با توجه به نیازهای پیش بینی شده این امکان وجود دارد که نرم افزارهای موجود پاسخگوی نیازمندی های سازمان نبوده و نیاز به سفارشی سازی نرم افزار وجود داشته باشد. در این صورت سازمان باید نرم‌افزار را برای نیازهای خود سفارشی‌سازی کند. این مرحله شامل تنظیم و پیکربندی نرم‌افزار به منظور تطابق با ساختار و فرآیندهای سازمانی است.

پس از انتخاب و یا سفارشی سازی نرم افزار ERP وارد مهم ترین مرحله در فرایند پیاده سازی ERP یعنی نصب و اجرای نرم افزار می شویم. در این مرحله، نرم‌افزار ERP در سازمان نصب و اجرا می‌شود. این شامل انتقال داده‌ها از سیستم‌های قدیمی به نرم‌افزار ERP جدید، آموزش کارکنان و اجرای فرآیندهای جدید است. پس از پیاده‌سازی، نیاز است که نرم‌افزار ERP تست شود تا مطمئن شوید که به درستی عمل می‌کند و همچنین از لحاظ کیفیت و امنیت مناسب است. اگر نتایج حاصل از تست نرم افزار مورد تایید سازمان باشد، نم‌افزار ERP در محیط تولیدی سازمان اجرا می‌شود. این مرحله شامل تبدیل کارکنان به استفاده از نرم‌افزار ERP در کارهای روزمره و تضمین عملکرد صحیح آن است.

این مورد هم در نظر بگیرید که نرم‌افزار ERP نیاز به پشتیبانی و نگهداری دارد. این شامل اصلاح خطاها، به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی از کارکنان در استفاده از نرم‌افزار است. سازمان باید به طور مستمر کارکرد نرم‌افزار ERP و فرآیندهای خود را ارزیابی کند و تغییرات و بهبودهای لازم را اعمال کند.

 

 

بهترین نرم افزار ERP

پس از آشنایی با فرایند پیاده سازی ERP، انتخاب بهترین نرم‌افزار ERP مانند نرم افزار SAP ، نیازمند یک فرآیند دقیق و مطمئن است. در ابتدا باید مشخص کنید که چه نیازها و اهدافی دارید که می‌خواهید با استفاده از نرم‌افزار ERP برآورده کنید. باید فرآیندهای سازمان خود را به دقت تحلیل کنید و مشخص کنید که چه فرآیندهایی نیاز به بهبود دارند یا به نرم‌افزار ERP نیاز دارند.

همچنین بودجه مورد نیاز برای پیاده‌سازی و توسعه نرم‌افزار ERP را مشخص کنید. این شامل هزینه‌های لایسنس، سفارشی‌سازی، آموزش، پشتیبانی و موارد دیگر می‌شود. بازار نرم‌افزار ERP پر از گزینه‌های مختلف است. باید تحقیقات دقیقی انجام دهید و نرم‌افزارهای مختلف را با توجه به نیازها و بودجه خود مقایسه کنید. مشورت با تیم فنی و مدیریتی نیز مفید است. در این فرایند ممکن است نیاز به مشاوره از افرادی داشته باشید که تجربه در انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP دارند. مشاوران مستقل یا شرکت‌های مشاوره ERP ممکن است به شما در انتخاب مناسب‌ترین گزینه کمک کنند. مشاوران ما در شرکت بتاسیستم می توانند در این زمینه به شما مشاوره دهند و در فرایند انتخاب بهترین نرم افزار ERP همواره در کنار شما باشند.

بعد از انتخاب نرم افزار و یا نرم افزار های منتخب پیشنهاد می‌شود تا نسخه‌ی دمو یا نمونه‌ی نرم‌افزار ERP را تست کرده و از عملکرد و توانایی آن در تطابق با نیازهای شما اطمینان حاصل کنید. دموی ERP می تواند تصویری شفاف و واضح از نرم افزار و چگونگی رفع نیازهای سازمان به شما ارائه بدهد.

توجه داشته باشید که انتخاب نرم‌افزار ERP نیازمند همکاری تیم‌های مختلف سازمانی و تیم‌های فنی و مدیریتی است. همچنین، پیاده‌سازی موفق نیاز به توجه به جزئیات و انعطاف‌پذیری دارد تا به نیازها و فرآیندهای خاص سازمانتان تطابق داشته باشد.

 

 

مسائلی که میتواند در فرایند پیاده سازی ERP رخ دهد

همانطور که گفته شد انتخاب و پیاده سازی سازی نرم افزار ERP می تواند مزایای بسیار زیادی را برای هر سازمان به همراه داشته باشد. بررسی و تحقیقات گسترده می تواند به بهینه سازی اجرا و پیاده سازی نرم افزار کمک بسیار زیادی کند. با اینحال در فرایند پیاده سازی ERP با مسائل غیرقابل پیش بینی نیز مواجه می شویم. پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP می‌تواند هزینه‌های اضافی ناشی از سفارشی‌سازی، آموزش کارکنان و تغییر فرآیندها را ایجاد کند. این ممکن است به تعهدات مالی اضافی بیانجامد. همچنین پیاده‌سازی ERP ممکن است زمان بیشتری از زمان پیش‌بینی شده به خود بگیرد که موجب تاخیر در بهره‌برداری از نرم‌افزار می‌شود.

استفاده از نرم افزار ERP در هر سازمان نیازمند فرهنگ سازی و تغییر رویکرد پرسنل سازمان می باشد. برخی از سازمان‌ها ممکن است با افزایش پیچیدگی در فرآیندها و تعداد ماژول‌های نرم‌افزار ERP مواجه شوند، که می‌تواند مدیریت آنها را دشوارتر کند. کارکنان ممکن است برای تغییر مقاومت نشان دهند چرا که باید فرآیندهای کاری را تغییر دهند و یاد بگیرند چگونه از نرم‌افزار جدید استفاده کنند.

همچنین اگر نرم‌افزار ERP به درستی پیاده‌سازی نشود یا تنظیمات نادرست داشته باشد، ممکن است مشکلات فنی و عملی به وجود بیاید که عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار دهد. نرم‌افزار ERP ممکن است نقص‌ها و اشکالاتی نیز داشته باشد که نیاز به برطرف کردن دارند. وجود تیم پشتیبانی مجرب در شرکت ارائه دهنده نرم افزارهای ERP کمک بسیار زیادی در بهبود زودهنگام ایرادات و بروزرسانی ها خواهد کرد.

نرم‌افزار ERP حاوی اطلاعات حساس و مهم سازمان است. اگر امنیت نرم‌افزار به درستی مدیریت نشود، ممکن است به اختراق‌ها و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات منجر شود. برای کاهش احتمال و مدیریت این مشکلات، مهم است که پیاده‌سازی ERP به دقت برنامه‌ریزی و مدیریت شود. همچنین، توجه به آموزش کارکنان، ارتقاء امنیت، مدیریت تغییر و همکاری میان تیم‌های مختلف از عوامل موفقیت در انجام این پروژه مهم هستند.